Savoir gérer son temps et ses priorités sont des thèmes attractifs, à en juger par le nombre significatif de visites sur les topoguides que j’ai publiés sur ce sujet.
Dans ce nouveau topoguide, j’explorerai comment décider de la manière dont vous utilisez votre temps professionnel. Vous n’avez qu’une vie, ne gâchez pas votre temps ! La manière dont vous occupez votre temps professionnel est essentielle.
Remarque : ce topoguide est centré sur la sphère professionnelle, mais il peut être suivi pour des décisions à prendre dans d’autres domaines.
Je vous propose un rituel utile pour gérer vos priorités et votre temps.
Aujourd’hui, il est fréquent de travailler par projet ou de cumuler diverses activités rétribuées (ou qui vous apportent d’autres compensations comme des connaissances ou de l’échange de services). Il vous faut choisir à quelle activité dédier votre temps. Même lorsque vous vous consacrez à un unique travail, à votre compte ou pour le compte d’une entreprise, il est fréquent que ce travail se compose de différentes activités, ce qui revient au même. Dans ce cas, il faut, également, choisir à quoi consacrer sa journée ou sa semaine. Combien de temps réserver à une activité ? Quelle activité est prioritaire ?
Le risque encouru d’un mauvais choix est de se retrouver à regretter sa décision ou à être surchargé de travail :
- regretter de ne pas avoir choisi l’activité vous rapportant le plus de bénéfices, ou,
- être débordé par le fait d’avoir concentré vos efforts sur une activité qui ne vous laisse pas de temps pour vos autres tâches ou projets.
C’est le cas d’Isabelle, d’Hector… et de tant d’autres que je ne peux pas tous les nommer.
C’est la situation d’Isabelle, qui aime beaucoup aider ses clients à définir des stratégies de développement de leurs activités. Cela exige beaucoup de dévouement, pour des revenus limités, car il s’agit souvent de jeunes entreprises.
Isabelle aimerait découvrir et aider bien plus d’entrepreneurs, mais également développer d’autres activités qui exigent également du temps et ont un potentiel de facturation plus élevé. Comment doit-elle choisir ?
C’est également le cas d’Hector, qui se consacre à ses propres clients, mais aussi à des clients apportés par une autre entreprise. Hector ne sait jamais quoi répondre lorsque celle-ci lui propose un nouveau projet. Il arrive souvent que le sujet l’intéresse, mais qu’il n’ait pas assez de temps pour tenir tous ses engagements. Comment doit-il choisir ?
Comment Isabelle et Hector peuvent-ils décider de l’affectation de leur temps ? Comment, face à des choix de ce type, pouvez-vous décider ?
La solution réside dans la combinaison d’une formule rationnelle et d’une formule émotionnelle pour faire votre choix, puis à la confrontation du résultat avec votre entourage.
La formule rationnelle permet de vérifier que l’on applique bien la loi de Pareto : 20 % de vos activités (en matière de temps) doivent vous permettre d’atteindre 80 % de vos objectifs (en matière de résultats économiques, par exemple).
Il est indispensable d’accomplir de cette manière 80 % de vos objectifs (qu’il s’agisse des revenus visés ou d’objectifs déterminés par quelqu’un d’autre lorsque vous travaillez pour une entreprise). Pour que cette formule soit efficace, je vous recommande de lire les deux topoguides La discipline – organiser son temps de manière stratégique et Gérer ses priorités – pour ne pas avoir à courir après le temps.
La formule émotionnelle permet de choisir l’activité qui vous apportera le plus d’énergie, de satisfaction, de fierté et de plaisir. Il faut faire confiance à votre intuition, laisser de la place à vos désirs. Une manière d’y arriver est d’écrire le récit de la réussite de ce projet, ou de cette activité, de manière très descriptive et détaillée. Pendant que vous écrivez, observez les émotions que cela provoque chez vous. Toutes les émotions positives révèlent un désir que vous pouvez concrétiser en choisissant l’activité qui en est à l’origine.
Bien sûr, je vous recommande de ne pas oublier la formule émotionnelle. Vous n’avez qu’une vie et il serait dommage de la gâcher en faisant des choses qui ne vous rendent pas heureux.
La rationalité et l’émotion vous permettent de faire un choix en limitant les risques de regretter ou de vous surcharger de travail.
Il est également essentiel, ensuite, de partager avec votre entourage vos intentions - définies après avoir appliqué les deux formules. Il est exceptionnel que vos décisions n’aient pas de répercussions sur votre entourage (associés, collègues, famille). L’objectif est de faire ce que vous avez envie de faire, sans pour autant oublier les besoins de votre entourage. Le but est d’arriver à un consensus (un accord qui respecte les désirs et besoins de chacun) et non à un compromis (un accord qui néglige une des deux parties au profit de l’autre).
Pour bien commencer, je vous conseille de prendre votre agenda et de définir le moment réservé à ce nouveau rituel, à la fréquence qui vous convient (hebdomadaire, mensuelle).